سامانه «ثبت‌آنی» در سازمان ثبت اسناد و املاك كشور
سامانه «ثبت‌آنی» در سازمان ثبت اسناد و املاك كشور
ميهمان ناخوانده دفترخانه‌ها كه با ورود ناگهاني به معاملات محضري از 26 شهريور و آماده نبودن سردفتران، چالش‌هايي را به لحاظ تنظيم قراردادهاي رسمي براي متعاملين به وجود آورده بود، هم‌اكنون طبق گفته يك مدير در سازمان ثبت اسناد، با فعاليت جاري دفترخانه‌ها هماهنگ شده است.
مدير سامانه «ثبت‌آني» در سازمان ثبت اسناد و املاك كشور با اشاره به اينكه اين سامانه به عنوان بزرگ‌ترين شبكه الكترونيكي اطلاعات، طبق تكليفي كه قانون برنامه پنجم بر دوش سازمان گذاشته بود، بايد 6 ماه زودتر از اين راه‌اندازي مي‌شد، اعلام كرد: برخي اشكالات و ابهاماتي كه طي هفته پاياني شهريورماه به عنوان روزهاي اول راه‌اندازي اين سامانه، براي سردفتران ايجاد شد به لحاظ تغيير مسير و شيوه ثبت محضري معاملات، طبيعي بود، اما با كميته‌اي كه در همان هفته اول با تركيبي از كارشناسان سازمان ثبت و نمايندگاني از سردفتران، براي هموارسازي مسير استفاده از سامانه ثبت‌آني تشكيل شد، چالش‌ها و مشكلات برطرف شده طوري كه حجم اسنادي كه در اين روزها توسط سردفتران در اين سامانه به ثبت مي‌رسد در مقايسه با مدت مشابه سال گذشته كه اسناد و قراردادها به صورت معمولي، تنظيم مي‌شد، افزايش پيدا كرده است.
برديا صدر نوري، سرپرست دفتر توسعه فناوري اطلاعات سازمان ثبت و مشاور ریيس سازمان همچنين به منافع حقوقي سامانه «ثبت‌آني» براي متعاملين محضري نيز اشاره كرد و گفت: اطمينان از اصالت و اعتبار زماني اسناد محضري، وكالت‌نامه‌ها و انواع قراردادهايي كه در دفترخانه‌ها براي افراد تنظيم مي‌شود، مهم‌ترين ويژگي اين سامانه است ضمن اينكه تا پيش از اين، اسناد محضري صرفا با مهر سردفتر اعتبار پيدا مي‌كرد، اما هم‌اكنون اسناد به واسطه ثبت در سامانه متمركز، توسط سازمان ثبت اسناد ضمانت و اعتبار پيدا مي‌كنند.متن گفت‌وگو با مدير سامانه «ثبت‌آني» را در زير بخوانيد:
از همان روز اولی که سامانه ثبت آنی معاملات راه‌اندازی و استفاده از آن برای سردفتران به منظور ثبت اسناد الزامی شد، مجموعه‌ای از نظرهای مثبت و منفی در ارتباط با آن مطرح شد برای شروع بحث ابتدا بفرمایید که هدف از راه‌اندازی این سامانه چه بود و در حال حاضر این سامانه و مشکلاتی که در رابطه با آن از سوی برخی سردفتران مطرح شده، در چه مرحله‌ای قرار دارد؟
فضایی که ما در حال حاضر در آن قرار داریم و در مورد سامانه ثبت الکترونیک اسناد یا آنگونه که شما فرمودید سامانه ثبت آنی معاملات صحبت می‌کنیم کاملا با فضای رسانه‌ای روزهای اول راه‌اندازی این سامانه متفاوت است. طبیعتا در اجرای هر طرح مهم و عظیم ملی در روزهای اول، برخی ابهامات و اشکالات اجرایی طبیعی است و این موارد جزو ماهیت هر طرح بزرگ آن هم در حوزه فناوری اطلاعات است. در حال حاضر برخی مباحث انتقادی که از سوی برخی دوستان و در روزهای اول مطرح می‌شد بر اثر کارکرد سامانه و اطمینان بیشتر به آن از بین رفته است و امور با سیری همراه با آرامش در حال پیشروی است. حتی بسیاری از پرسش‌هایی که در رسانه‌ها در روزهای اخیر مطرح می‌شود بیشتر ناشی از همان روزها است که به اعتقاد ما لزومی به ادامه آن نیست و این مباحث به جز سلب انرژی‌های مثبت در مسیر اقدامات سازنده و ضروری، اثر دیگری ندارد. برای همین ما در حوزه فناوری اطلاعات سازمان ثبت اسناد و املاک ترجیح می‌دهیم بدون پرداختن به هر گونه حاشیه در فضایی آرام در کنار دفاتر اسناد رسمی به ارائه خدمت مناسب‌تر به مردم شریف کشورمان بپردازیم و آنان را از نکات و اثرات مثبت این سامانه آگاه کنیم.
اما در مورد هدف و ضرورت راه‌اندازی سامانه باید بگویم که سامانه ثبت الکترونیک اسناد برگرفته از دو ماده قانونی در برنامه پنجم توسعه به اضافه یک ماده قانونی در قانون ارتقای سلامت نظام اداری است. در ماده 46 و 211 قانون برنامه پنجم سازمان ثبت مکلف شده است در راستای ایجاد سیستم یکپارچه ثبت اسناد و املاک و مرکز ملی داده‌های ثبتی اقدام و کلیه فرآیندهای ثبتی را الکترونیکی کند، امکان ثبت آنی معاملات را فراهم کند و قانون برنامه، الکترونیکی کردن کلیه مراحل نقل و انتقالات و ثبت اسناد و املاک را الزامی کرده است. یک بخش از این فرآیند در درون واحدهای ثبتی سازمان ثبت انجام می‌شود و بخش دیگری در درون دفترخانه‌ها به انجام می‌رسد. بخشی از فرآیند هم در سایر دستگاه‌های کشور مانند شهرداری‌ها یا سازمان امور مالیاتی و... باید الکترونیکی و برخط انجام شود. در بند ج ماده 12 قانون ارتقای سلامت اداری نیز آمده است سازمان ثبت اسناد مکلف است یک شبکه یکپارچه و بانک اطلاعاتی مرکزی را ایجاد کند تا کلیه وقایع دفاتر اسناد رسمی در آن ثبت شود. پس نرم‌افزار به این دلیل طراحی شد.
اما، براساس تکلیف قانون برنامه پنجم توسعه ما باید تا پایان سال دوم برنامه پنجم یعنی پایان سال 91، این اقدام را انجام می‌دادیم و همین الان هم 6 ماه از برنامه راه‌اندازی سامانه ثبت الکترونیک اسناد عقب هستیم.
علت این تاخیر شش ماهه چیست؟
دلیل آن این است که چون باید برای این منظور زیرساخت‌هایی فراهم می‌شد از جمله زیرساخت‌ها و شبکه‌های ارتباطی، امضای الکترونیکی، بانک‌های اطلاعات مرتبط، تست نرم‌افزار، آموزش کاربران و... این کار با تاخیر بیشتری آغاز شد. از سوی دیگر باید منابع مالی این امر هم تامین می‌شد که متاسفانه ظرف سال‌های اخیر منابع لازم برای اجرای تکالیف سازمان به خصوص در حوزه فناوری اطلاعات به شدت انقباضی بوده است و ما واقعا با مشقت فراوان توانستیم فعالیت‌ها را در مورد سامانه‌های الکترونیکی به نتیجه برسانیم. البته از حدود سه سال پیش در راستای تامین سیستم‌های مرتبط با سامانه مذکور، سامانه استعلام الکترونیک را راه‌اندازی کردیم بعد از آن، سامانه ارسال الکترونیکی خلاصه معاملات راه‌اندازی شد. که ظرف سال‌های گذشته این امور به صورت دستی و با صرف زمان قابل توجهی انجام می‌شد. بنابراین ما مجموعه‌ای از سامانه‌ها را کنار هم قرار دادیم تا توانستیم سرانجام سامانه ثبت الکترونیک اسناد را راه‌اندازی کنیم. به این منظور، از تاریخ 26 شهریور 92، ثبت الکترونیک اسناد در قالب یک سیستم یکپارچه برای دفترخانه‌ها الزامی شد.
الان سرعت و رواني كار در سامانه ثبت آنی معاملات براي دفترخانه‌ها در چه وضعیتی قرار دارد؟
در حال حاضر، وضعیت سامانه کاملا عادی است و مشكلاتي که در این رابطه به ویژه در حوزه دسترسی‌ها مطرح می‌شد به سطحی بسیار جزئی رسیده است. ضمن اینکه سران محترم دفاتر، نظرات و پیشنهادهای فنی و حقوقی خود را به صورت مستمر برای ما ارسال می‌کنند. همچنین کارگروه راهبری و نظارت بر عملکرد سامانه که متشکل از مدیران و کارشناسان خبره مرتبط از سازمان و حوزه سردفتری است، به صورت مستمر پیشنهادهای رسیده را بررسی و در صورت تصویب برای اعمال در سامانه به دفتر توسعه فناوری و اطلاعات ارائه می‌دهد. اما بهتر است بدانید که سازمان ثبت اسناد و املاک طی سه سال اخیر بیش از 20 پروژه الکترونیکی کشوری اجرا کرده است. و از این نظر شاید پرکارترین سازمان حکومتی بوده است. خوشبختانه بسیاری از دستگاه‌های حاکمیتی مانند کمیسیون قضایی مجلس شورای اسلامی، سازمان بازرسی کل کشور، شورای عالی امنیت ملی و... با حساسیت ویژه به موضوع ورود کرده‌اند و همگی بر لزوم اجرای این طرح بزرگ و ملی اتفاق نظر دارند. و از نظر قانونی بودن و الزام اجرای طرح همه بر اجرای آن تاکید کرده‌اند. اما، این را هم در نظر بگیرید که در حوزه اسناد، بیش از 7 هزار دفترخانه روزانه حدود 40 تا 50 هزار سند تنظیم و ثبت می‌کنند و تنوع این اسناد و فعالیت‌ها این پروژه را به یکی از سه پروژه بزرگ نرم‌افزاری کشور تبدیل کرده است. که طبیعتا این پروژه با حساسیتی که دارد برنامه‌ها و بودجه خاص خود را می‌طلبد، موانع خود را دارد و تلاش‌ها و همکاری‌های خاص خود را بین نهادها و سازمان درگیر با آن طلب می‌کند.
گویا قبل از راه‌اندازی سامانه و الزامی شدن ثبت آنی معاملات، اجرای آزمایشی هم داشتید، در اجرای آزمایشی به این مشکلات بر نخورید؟
در شرایطی که پروژه‌ای تحت فشار انجام می‌شود و شما مجبور به کار با نرم‌افزار هستید با زمانی که شما مختار به استفاده یا عدم استفاده از آن نرم‌افزار هستید، وضعیت بسیار متفاوت است. در بازه اجرای آزمایشی طرح ثبت آنی، 30 هزار سند از سوی بیش از 5 هزار دفترخانه در سامانه ثبت آنی به ثبت رسید، اما چون این نوع ثبت اختیاری بود در آن مدت، مشکلات خاصی به چشم نخورد. از سوی دیگر، این تیپ پروژه‌های عملیاتی تا به صورت واقعی اجرا نشود نه ما و نه کاربران نمی‌توانند برداشت‌های فنی و حرفه‌ای مورد نیاز را از پروژه داشته باشند. به هر حال اصلاح و اعمال تغییر متناسب با نیازها در ذات پروژه‌های نرم‌افزاری است.
بعضی از سردفتران از برخی محدودیت‌ها که سامانه ثبت آنی برای تنظیم برخی اسناد ایجاد کرده است گلایه دارند، در این زمینه چه توضیحی دارید؟
سامانه ثبت الکترونیک اسناد، مجموعه‌ای از اقلام اطلاعاتی و در بخش دیگری مجموعه‌ای از شرایط متنی را دارد که بسته به دانش حقوقی و تجربه سران محترم دفاتر تنظیم می‌شود. برخی‌ها مطرح می‌کنند که سامانه اختیاراتی را از سردفتر در این زمینه سلب کرده است. باید توضیح دهم که این چنین نیست و کماکان اختیار تنظیم متون و شرایط در اختیار سردفتر است. ما کلیشه‌هایی را در سامانه قرار داده و پیشنهاد کرده ایم، اما این کلیشه‌ها در سامانه به اختیار سردفتر امکان تغییر دارد و سردفتر می‌تواند متناسب با نیاز، این کلیشه‌ها را تغییر دهد و کلیشه تازه جایگزین کند.
در مورد تعرفه‌ها و هزینه‌های ثبت هم هر چند هزینه‌های ثبتی به صورت اتوماتیک و بر مبنای تعرفه‌های رسمی از سوی سامانه محاسبه می‌شود اما دفترخانه اختیار و امکان ویرایش هزینه‌ها به دلایل واقعی و منطقی هم دارد که البته در سامانه دلایل این ویرایش باید به صورت دقیق و روشن درج شود. پس از ثبت سند در سامانه هم یک کد یونیک ملی تحت عنوان شناسه یکتا به سند اختصاص پیدا می‌کند که قبلا چنین چیزی وجود نداشت. این امر کمک می‌کند که بتوان یک سند را با همین شناسه یکتای ملی بین میلیون‌ها سند پیدا کرد. بلافاصه پس از امضای متعاملین و نهایی نمودن سند از سوی سردفتر در سامانه که با امضای الکترونیک اتفاق می‌افتد، امکان تصدیق اصالت سند از طریق پورتال سازمان به نشانی www.ssaa.ir به وجود می‌آید. ذی‌نفعان و هر مرجعی که به دنبال ارائه خدمت بر اساس یک سند تنظیمی در سامانه است می‌توانند با ورود شناسه یکتا که در بالای سند قرار دارد و همچنین رمز تصدیق سند، از اصالت سند و ویژگی‌های اصلی ثبتی آن مطمئن شوند که این امر بسیار به جلوگیری از جعل اسناد و استفاده غیرواقعی از آنها کمک می‌کند. همچنین احراز هویت و کنترل زنده بودن و مرده بودن فرد به صورت آنلاین از مواردی بود که در سیستم‌های سنتی نداشتیم، همچنین سردفتر می‌تواند موارد دیگری از قبیل ممنوع‌المعامله بودن یا مهجوریت را به صورت آنلاین در این سامانه چک کند در حالی که در گذشته این اطلاعات در سیستم سنتی ماهی یکبار به روز رسانی می‌شد آن هم در دفترخانه‌هایی که نرم‌افزار مربوطه را داشتند و نه همه دفترخانه‌ها.
در مورد امنیت سامانه ثبت آنی، گویا کاربران تنها یکبار می‌توانند پسورد را وارد کنند و در صورتی که بیش از یکبار پسورد را وارد کنند سامانه مسدود می‌شود؟
خیر. به این صورت نیست. سیستم امنیتی سامانه به این صورت است که اگر کاربر سه تا 5 بار پسورد را اشتباه وارد کند گواهی امضای الکترونیکی (توکن) وی برای تامین امنیت معاملات مسدود می‌شود.
از ابتدای طرح ثبت الکترونیکی اسناد در سامانه ثبت آنی تاکنون چند سند در سامانه به ثبت رسیده است و در مقایسه با مدت مشابه سال گذشته این عدد در چه وضعیتی قرار دارد؟
از 26 شهریور ماه که ثبت اسناد در سامانه الکترونیکی اسناد الزامی شد، تا 15 مهرماه، 879 هزار و 236 سند در این سامانه به ثبت رسیده است که از این تعداد 395 هزار سند شامل انواع وکالتنامه و 211 هزار سند شامل انواع اسناد بیع بوده است. بد نیست بدانید در شهریور ماه پارسال، حدود 900 هزار سند در کل کشور تنظیم و ثبت شده است که به معنای ثبت روزانه (برمبنای تعداد روزهای اداری در طول یک ماه) 36 هزار سند بوده است. این در حالی است که براساس آمار روزهای کاری از راه‌اندازی طرح به طور متوسط بیش از 43 هزار سند در سامانه ثبت الکترونیک اسناد، تنظیم شده و به ثبت رسیده است.
در پایان اگر صحبتی دارید بفرمایید؟
پیشنهاد ما برای تمام دست‌اندرکاران و کاربران سامانه ثبت الکترونیک اسناد و به ویژه رسانه‌های جمعی این است که بیشتر به جنبه‌های مثبت و فوایدی که این سامانه برای عموم مردم و جامعه به دنبال دارد پرداخته شود. امری که به دلیل برخی مباحث حاشیه‌ای از همان روزهای اول راه‌اندازی این سامانه مورد غفلت واقع شد. در این سامانه امکانی طراحی شده که از حیث امنیت معاملات و نقل و انتقالات واقعا برای مردم مفید و ارزشمند است. برای نمونه، همانطور که اشاره شد در سیستم‌های گذشته قابلیت اصالت سنجی یک اثر برای افراد وجود نداشت یعنی شما اگر یک سند وکالت را می‌دیدید امکان سنجش اصل بودن و درستی وکالتنامه برای شما وجود نداشت. ممکن است وکالتنامه‌ای عزل شده باشد اما به دلیل اینکه وکالتنامه همچنان در اختیار شخص باقی مانده است از آن سوءاستفاده کند، در حال حاضر این قابلیت به وجود آمده است و خدماتی در این حوزه قابلیت تحقق پیدا کرده است که قبلا در نتیجه نبود این خدمات تخلفات بسیار زیادی صورت می‌گرفت. از سوی دیگر مردم باید مطلع شوند که روال ثبت تغییر نکرده و نیازی نیست افراد از ابتدای تحویل مدارک به سردفتر تا انجام کلیه مراحل شامل استعلامات و... در دفترخانه منتظر باقی بمانند و همانگونه که در گذشته اسناد و مدارک خود را در اختیار دفترخانه می‌گذاشتند و در زمان تعیین شده برای امضا مراجعه می‌کردند الان هم روال به همین صورت است. الان اصالت اسناد را سازمان ثبت تضمین می‌کند و نه یک برگه با مهر برجسته که امکان جعل در آن بسیار وجود داشت. از سوی دیگر هزینه‌های ثبت معاملات که در هر دفترخانه متفاوت و متغیر بود و معلوم نبود با چه فرمولی و بنا به ارائه کدام خدمات محاسبه می‌شود در حال حاضر کاملا مشخص است و متعاملین از این بابت خیالشان راحت‌تر هست. همچنین با راه‌اندازی سیستم اطلاع رسانی پیامکی در زمان ثبت نقل و انتقالات امکان بسیاری از سوء استفاده‌ها از بین خواهد رفت. این در حالی است که چشم‌انداز آتی برای سامانه ثبت الکترونیک اسناد پس از گذر از دوران طفولیت این سامانه، به حداقل رساندن ضرورت مراجعات حضوری مردم برای فعالیت‌های ثبتی و انجام کامل امور ثبتی به شیوه الکترونیکی است. در واقع این سامانه پیش‌نیاز و پیش زمینه سامانه‌های دیگری است که در حوزه ثبت اسناد و املاک بسیار ضروری است.
