چگونگی طراحی محیط کار رابطه مستقیمی با افزایش یا کاهش عملکرد سازمانی دارد؛ عواملی وجود دارد که اگر در طراحی محیط کار مورد توجه قرار نگیرد، کارهای سازمانی به درستی انجام نمی گیرد و با کاهش بازده مواجه خواهیم شد. بنابراین در ابتدا با پرداختن به عوامل زیر، به الگوهایی مناسب جهت طراحی محیط کار خواهیم رسید.
عواملی که در طراحی محیط کار باید مورد توجه قرار گیرد
اولین عاملی که در طراحی محیط کار باید مورد توجه قرار گیرد، عامل «سرو صدا» است. عامل «سرو صدا»رابطه آشکار و قابل پیش بینی با عملکرد افراد در محیط کار دارد؛ سر و صدا باعث کاهش عملکرد افراد و ناخشنودی آنها می شود.
برای کاهش سرو صدا، خذف یا به حداقل رسانیدن میزان سرو صداهای ناخواسته در محیط کار، می توانید از گوشی های ضد صدا استفاده کنید، و یا در محیط هایی به کار مشغول شوید که با وسایل ضد صدا مجهز شده باشند.
توصیه می شود برای طراحی بهتر محیط کار و برای کاهش میزان سر و صدای ماشین ها در محیط کار، از «فن آوری مهندسی» استفاده شود؛ به عنوان مثال استفاده از عایق لاستیکی در ماشین تحریر باعث می شود حرکات ارتعاشی آن کاهش پیدا کند یا بهره گیری از فن آوری اشعه لیزر باعث می گردد سرو صدای دستگاه های چاپگر رایانه ها، کاهش یابد.
دومین عاملی که در طراحی محیط کار باید مورد توجه قرار گیرد، «موسیقی» است. پخش موسیقی در محیط کار باعث می شود شرایط کار برای افراد، مطبوعتر شود. موسیقی باعث می شود دوره های ملالت و خستگی کاهش پیدا کند و کارکنان هشیار باقی بمانند.
موسیقی موزاک نوع خاصی از موسیقی تلقی می شود که در بسیاری از کشورهای جهان، مورد توجه سازمان قرار گرفته است. این نوع موسیقی ترکیب معینی از انواع آهنگ های ویژه است. در این برنامه : الف) هر روز ۴۸۶ آهنگ پخش می شود.
ب) هر آهنگ به نحوی انتخاب شده است که شنیده آن باعث حواس پرتی کارکنان نمی شود. ج- هر ۱۵ دقیقه یک آهنگ پخش می شود. د- آهنگ هایی که در آغاز پخش می شوند- در مقایسه با آهنگ هایی که در پایان شنیده می شود- کمتر محرک هستند.
هر چند به طور کلی، نتایج تحقیقات در تایید این نکته است که کارکنان از شنیدن موسیقی در محل کار خود لذت می برند و معتقدند با شنیدن موسیقی در هنگام کار، بر میزان تولید آنان افزوده می شود، اما باید توجه داشت که ممکن است موسیقی باعث افزایش عملکرد شغلی افرادی شود که به کار دستی مشغول هستند، اما اثربخش بودن آن برای کارهای پیچیده ای که نیاز به تمرکز فکری دارد، مورد تردید است. نتایج یک تحقیق نیز نشان داده است که موسیقی بر تولید کارگران کم هوش، اثر ندارد.
درجه حرارت» سومین عاملی است که در طراحی محیط کار باید در نظر بگیریم. درجه حرارت عاملی است که بر عملکرد شغلی و سلامت کارکنان اثر مستقیم دارد. بسیاری از مشاغل نیازمند آن است که کارکنان در درجه حرارت شدید کار کنند ( صنعت فولاد ، ریخته گری) و برخی مشاغل دیگر نیز وجود دارد که کارکنان باید وظایف شغلی خود در درجات حرارت بسیار پایین انجام دهند (صنایع بسته بندی) .
نتایج تحقیقات نشان می دهد که درجه حرارات موثر و زیاد، بر عملکرد شناختی، جسمی و ادراکی افراد اثر می گذارد. عواملی از جمله الف) نوع کار، ب) مقدار فعالیتی که یک فرد در زمان معینی انجام می دهد و ج) تعداد و فراوانی دوره های استراحت «مجاز» متصدی شغل، باعث کاهش تاثیرات منفی درجه حرارت بر عملکرد شغلی و سلامت کارکنان می شود. بنابراین در طراحی محیط کار باید به این سه عامل مهم نیز توجه داشت؛ یعنی با توجه به نوع و ظرفیت کار ، «دوره های استراحت» را پیش بینی نمود.
 چهارمین عامل که در طراحی محیط کار، مورد بحث قرار می گیرد، «بهره گیری مناسب از رایانه ها» ست. استفاده از رایانه ها در طی دو دهه گذشته و بهره گیری فزاینده از آن باعث شده است طراحی محیط کار نیز دچار تحول و دگرگونی شود.
باید توجه داشت که با وجود پیشرفت هایی که در زمینه کارآیی و کیفیت کار رایانه ها حاصل شده است، مشکلات ویژه ای نیز در پیش روی مدیران سازمان ها، قرار گرفته است. شاید یکی از شناخته ترین این مشکلات، استفاده از پایانه های رایانه، صفحات کلید رایانه و ترس از «رایانه ها» باشد.
افرادی که با رایانه ها کار می کنند، در رابطه با سلامت خود شکایاتی دارند. برخی از افراد نیز از ناراحتی و صدمه دست و مچ خود شکایت می کنند.
برخی از افراد که با رایانه کار می کنند، اعتقاد دارند که «نمایشگرها» خطرناک هستند و از بعضی نشانه های مرضی شکایت دارند، اما نتایج تحقیقات نشان داده است که فشار روانی حاصل از احساس فقدان کنترل شخصی در موقع کار با رایانه و نیز کار فزاینده ای که با رایانه می توان انجام داد، باعث چنین اعتقادی می شود.
همچنین نتایج تحقیق دیگری نشان می دهد هر چند کار کردن با رایانه ها، ممکن است باعث فشار چشم شود، اما باعث صدمه دایمی چشم نمی گردد. اما برای این مشکل نیز راه حلهای ساده ای وجود دارد؛ به عنوان مثال می توانیم انعکاس نور صفحه رایانه را با تغییر زاویه آن کاهش دهیم، از صفحات ویژه برای کاهش انعکاس نور استفاده کنیم یا شدت نور اتاق کار را چنان تغییر دهیم که از شدت انعکاس نور صفحه رایانه، کاسته شود.
راه دیگر کاهش فشار وارد بر چشم، در هنگام کار با رایانه، استفاده از رایانه هایی است که صفحات نمایش آن بزرگ است و تبدیل نیرو در آن به خوبی انجام می گیرد.
دلیل بسیاری از نشانه های مرضی گزارش شده به وسیله متصدیان رایانه ها، طراحی ضعیف یا نادرست محیط کار این نوع کارکنان است. نتایح تحقیقاتی که در زمینه طراحی بهینه میزکار رایانه و نحوه نشستن افراد در پشت آن، انجام شده است، نشان می دهد که زاویه بهینه آرنج در هنگام کار با رایانه، «۹۹» درجه و درجه تمایل تنه بدن، «۱۰۴» درجه است. بنابراین باید متصدی شغل و فردی که محیط کار را طراحی می کند آموزش لازم در این خصوص به کارکنان بدهد تا به شیوه خاصی بنشینند و برای آنان نیز صفحات کلید قابل جدا شدن و میزهای قابل تغییر، تدارک ببیند.
«نشانگان مجرای مچ دستی» (CTS) و «نشانگان تاندونی» از جمله صدمات ناشی از فشار تکرار شونده (RSI) هستند که به دلیل حجم زیاد کار کارکنان سازمانها با رایانه دیده می شود.
برای اجتناب از مبتلا شدن به عارضه نشانگان مجرای مچ دستی، استفاده کنندگان از رایانه ها می توانند از طریق آشنایی با شیوه های درست کار کردن با صفحات کلید، انجام تمرینات برای گرم کردن مچ دست و انگلشتان، استراحت دادن به مچ دست، استفاده از صفحات کلید ویژه، استراحت های کوتاه مدت در طی ساعات طولانی کار با صفحات کلید و بالاخره کنار گذاشتن کار در موقی که احساس بی حسی و درد آغاز می شود، به میزان قابل توجهی خود را از ابتلای به این عارضه حفظ کنند و در محیط کار سالم، شاداب و دقیق باشند.
توصیه می شود که در طراحی محیط کار، صفحات کلید بین ۲۳ و ۲۹ اینچ از کف اتاق (با توجه به قد استفاده از رایانه ) فاصله داشته باشد و نوک کلیدها نیز بلندتر از ۲ تا ۵/۲ اینچ از سطحی باشد که کار در آن انجام می گیرد.
چنان که گفتیم یکی از مشکلات خاص استفاده کنندگان از رایانه ها در محل کار، «ترس از رایانه ها» ست. ترس از رایانه ، در واقع همان ترس از فن آوری است و رایانه ها به خودی خود باعث ترس یا اضطراب نمی شوند، بدین طریق، بهترین راه برای معرفی رایانه ها یا فن آوری جدید به کارکنان، شرکت دادن آنان در دوره های آموزشی اثربخش است.
طراحی محیط کار
در طراحی محیط کار، می توانیم از نوع خاصی از طراحی محل کار که اصطلاحاً به آن «فضای باز» گفته می شود، استفاده کنیم؛ در این نوع طراحی محیط کار، دیوارهای اتاق ها برداشته شده و فضای کار وسعت پیدا می کند. واحدهای مختلف کار با توجه به ماهیت آن تقسیم بندی می شود و هر واحد کار نیز نزدیک واحد کار مرتبط دیگر، قرار می گیرد. هدف اصلی ابداع کنندگان این طرح آن بوده است که با خذف دیوارهای اتاق کار، کارکنان بتوانند با یکدیگر بهتر ارتباط برقرار سازند، کمک رسانی به آنان ساده تر انجام گیرد و سرپرست واحد نیز بهتر بتواند فعالیت های افراد تحت نظارت خود را جهت دستیابی به هدفهای از پیش تعیین شده سازمان، هماهنگ سازد.
در طراحی فضای باز، از سه روش می توانیم استفاده کنیم؛ در طراحی از نوع «ساده یا بی آلایش» که ضمناً به آن «طرح اتاق کارکنان» نیز گفته می شود، میزهای کار همه کارکنان در سالن بزرگی که کاملاً باز است و بین بخشهای مختلف آن نیز دیواری وجود ندارد، گذاشته می شود. در طرح با «برنامه یک ریخت» میزهای کار افراد در فاصله های یکسان از هم قرار می گیرند و این میزها به وسیله اتاقک های مستطیلی شکل، از هم جدا می شود. در طرح معروف به «جایگاه کار با شکل اختیاری» از طرح های مختلف به گونه ای استفاده می شود که نیازهای مختلف هر یک از کارکنان در محیط برآورده یا تامین شود.
هر چند اجرای طرح فضای باز محل کار می تواند باعث افزایش تماس و ارتباط افراد با یکدیگر شود (بر میزان اجتماعی شدن کارکنان ، افزوده می شود) و هزینه های آن نیز در مقایسه با روشهای سنتی کمتر است (شبکه های ارتباطی افزایش می یابد و هزینه های ساخت محل کار، هزینه های مربوط به تغییر محل کار افراد، هزینه های مربوط به روشنایی و مصرف برق کاهش پیدا می کند)، اما غالباً باعث کاهش بهره وری و رضایت شغلی کارکنان می شود (حریم افراد تنزل پیدا می کند. بهره وری کاهش پیدا میکند. رضایت از کار تنزل پیدا می کند. انگیزش و رضایت کارکنان از کار و میزان تمرکز فکری آنان، تنزل پیدا می کند. سرو صدای محیط کار، افزایش پیدا می کند.) بنابراین توصیه می شود در طراحی محیط کار، از «فضای ذخیره سازی» استفاده کنید که در آن افراد توانایی لازم را برای سازگار کردن یا کنترل خود بر فضایی که در آن کار می کنند، دارند. بنابراین اتاق کار مستقل و شخصی بهتر از محیط کار باز است و تاثیر مثبتی برای عملکرد افراد دارد.
عامل مهم دیگری که باید در طراحی کار مورد توجه قرار گیرد، وجود «پنجره» در اتاق کار است. تحقیقات نشان داده است افرادی که در اتاق بدون پنچره کار می کنند، دو برابر افراد دیگری که در اتاق های پنجره دار هستند، از پوستر، عکس و نقاشی در اتاق کارشان استفاده می کنند. ضمناً این پوسترها نیز بیشتر مناظر و چشم اندازهای موجود در طبیعت را نشان می دهند تا منظره یا عکس شهرها را.
چگونه محیط کار خود را با توجه به ادارک مشتریان طراحی کنیم؟
اگر بخواهیم در طراحی محیط کار، ادارک مراجعان (مشتریان) را مدنظر قرار دهیم باید از طرح میز کار «باز» و یا «بسته» استفاده کنیم. در طراحی میز کار «باز»، میز کار فرد در مقابل دیوار گذاشته می شود و مراجع باید در کنار متصدی شغل بنشیند، اما در طراحی میز کار «بسته»، میز کار متصدی شغل به گونه ای قرار می گیرد که مراجع در جلوی او می نشیند.
به مدیران توصیه می شود اگر دوست دارند که مراجعان، کارکنان او را دوستانه تر، قابل اطمینان تر، بی آلایش تر، جالب تر و برونگرا ادارک کنند، از طرح میز کار «باز» استفاده کنند. اما باید توجه داشت که استفاده از طرح میز کار «باز» در صورتی امکان پذیر است که کارکنان در محیط های آرام و خلوت کار می کنند.
به مدیران توصیه می شود در کنار استفاده از طرح میز کار «باز» در محل کار افراد، از گل و گیاه و پوستر نیز استفاده کنند تا محیطی راحت تر، پذیراتر و میهمان نوازتر برای مراجعان تداعی کنند.
به مدیران که کارکنان آنها در محیط های شلوغ کار می کنند، توصیه می شود از محیط میز کار «بسته» استفاده کنند ، چرا که وقتی مراجعان کارکنان را در در اتاق کار مستقل و شخصی مشاهده کند که محل کار او تمیز و در قفسه های اتاق کار او نیز پرونده های زیادی دسته بندی شده است، او کارکنان آن سازمان را افرادی منظم، فعال و علاقمند به پیشرفت ادارک خواهد کرد
 چگونه محیط کار را با توجه به شخصیت خود طراحی کنیم؟
۱) مدیری که «دورنگرا» بوده و می خواهد این پیام را ارسال کند که دوست ندارد، دیگران مخل آسایش او باشند، اتاق کار او شلوغ و آشفته و ترتیب چیدمان میز کار او باید از نوع «بسته» باشد، در مقابل مدیری که «برونگرا و مردم محور» بوده و می خواهد بی آلایشتر باشد و ارتباط های خود را با مرئوسان بهبود بخشد، باید از دفتر کار «باز» استفاده کند.
۲) مدیری که «سلطه گر» و علاقه مند به پیشرفت است، توصیه می شود دکوراسیون اتاق کار خود را با لوازم و مبلمان استاندارد تزئین نماید.
۳) به مدیران «متظاهر » توصیه می شود عکس های مربوط به گردش و تفریح و مسافرت خود را در اتاق کارشان قرار دهند تا بدین وسیله دوران خوش خود را به یاد آورند. ضمنا، در اتاق خود ساعت دیواری داشته باشند تا زمان خروج از محل کار را فراموش نکنند.
۴) به مدیران «درونگرا» توصیه می شود در اتاق کار خود گل و گیاه و تابلوی نقاشی قرار دهند تا بدین وسیله کارشان تداعی کننده محل زندگی آنان باشد.
۵) به مدیران «منظم» (سازمان دار) توصیه می شود در اتاق کار خود کاریکاتور قرار دهند تا نشان دهند هر چند تمیز و وسواسی هستند، اما از حس شوخ طبی نیز برخوردارند