نقش و جایگاه مدیریت پروژه در ساخت هتل برجها ردای اعتماد بر پیکر یک صنعت
سالیان درازی است که روزگار ساختن خانه به دست خود، سپری شده است. اغلب خانههایی که در کلانشهرها ساخته میشوند، آپارتمانها و برجهاییاند که به دلیل پیچیدگیهای فرایندهای ساخت، تجهیز و بهرهبرداری، باید به وسیله شرکتهای ساختمانی بزرگ و باتجربه ایجاد شوند. اما پرسش اساسی این است که هنگام خریدن یک واحد در یک برج، چطور میتوان به فروشنده اعتماد کرد و به مرغوب بودن محصول سازنده اطمینان داشت؟چگونه میتوان آسوده خاطر شد که این انتخاب، بهترین انتخاب است؟ تمام سازندهها مدعیاند که محصولاتشان بهترین کیفیت را دارد و آنها در معرفی ساختمانشان به خریداران، صداقت کامل را به خرج دادهاند. اما صداقت تنها در شیوههای سخنگویی محقق نمیشود؛ بهترین راه شناخت صداقت سازندگان، دقت به فرایندهای ساخت و ساز آنها، ساختار سازمانی و مدیریت کیفی محصولاتشان است. اگر ساخت یک هتل برج مسکونی، بر مبنای دانش علمی مدیریت پیش رود، مشتری به راحتی به آن محصول و شرکت سازنده اطمینان میکند و سازنده نیز مطمئن است که خریداران همواره به استقبال از ساختمانهایش خواهند رفت. شرکتهایی که در ساختن هتل برج ها به رفاه ساکنان فکر میکنند و برای محیط اقامت آنان ایدههای نوآورانه دارند، طی ساخت یک پروژه، دو فرایند اساسی را پیش میبرند؛ یکی از این فرایندها، فرایند فنی و مهندسی ساخت و دیگری، فرایند خدمات پس از فروش است که در هتل برج ها، با خدمات هتلی و خدمات پس از فروش شناخته میشود. ترکیب این فرایندها و انطباق آنها با مدلهای مدیریت پروژه و تشریح مراحل کار برای خریداران و رصد این مراحل از نزدیک توسط بازرسیهای دقیق، خیال مشتریان را بابت کار صادقانه و مورد اعتماد بودن شرکت سازنده هتل برجها، از هر جهت آسوده میکند.
مدیریت پروژه بر مبنای روشهای نوین بسیاری از پروژههای مهندسی روز دنیا، با روشی پیش میروند که به استاندارد PMBOK شناخته میشود. PMBOK به معنی «پیکره دانش مدیریت پروژه» (Project Management Body of Knowledge) است. در ایران، نیز شرکتهای بزرگ بتدریج کار با آن را آغاز کردهاند و در بسیاری از موارد، استخدام مدیران و مهندسان، بر اساس داشتن گواهینامه این استاندارد صورت میگیرد. مهم نیست که پروژه به چه شاخهای از مهندسی مربوط میشود؛ در هر زمینهای، از عمران و معماری یا نرمافزارهای کامپیوتری، این روش مدیریت به کار میآید. در استاندارد PMBOK فرایندهای مدیریت پروژه به پنج گروه آغاز، برنامهریزی، اجرا، کنترل و پایان تقسیم میشود که در هر یک از این گروههای پنجگانه فرایندی، مراحل جزییتر مدیریت بالاسری، مدیریت وظایف، مدیریت زمان، مدیریت هزینه، مدیریت کیفیت، مدیریت منابع انسانی، مدیریت ارتباطات، مدیریت ریسک، مدیریت تامین کالا و مدیریت بهرهبرداران، به اندازه مورد نیاز لحاظ میشود. چنین شبکه پیچیدهای از مراحل، پیش از شروع و در طول انجام پروژه طراحی و دنبال میشود. این روش مدیریت پروژه، برای ساخت و ساز و به طور مشخص، برای ساخت و بهرهبرداری از هتل برجهای مسکونی نیز میتواند به کار رود. در انطباق با آن چه در مدیریت پروژه بر اساس PMBOK رخ میدهد، در ساخت هتل برج ها، دو دسته فعالیت در شاخههای فنی و مهندسی و نیز خدمات هتلی و خدمات پس از فروش دنبال میشود. گروههای ساختمانی بزرگ، ابتدا با بهرهگیری از مجربترین متخصصان، طرح توجیهی یک پروژه را تهیه میکنند و بعد در فاز صفر این پروژه، مطالعات میدانی را انجام میدهند و پس از تخمین تمامی هزینهها و مراحل ساخت، ذهنیت روشنی از پروژه را ایجاد میکنند. محل احداث هتل برج تعیین میشود و کار روی میز بخش فنی و مهندسی قرار میگیرد. سازمان درونی هر شرکت بزرگ و با تجربهای، دست کم باید دارای دو بخش فنی و مهندسی و بخش هتلی و خدمات پس از فروش باشد که با هم در ارتباطند و کارها را به موازات هم، پیش میبرند. بخش فنی و مهندسی، مطالعات تکمیلی و فنی پروژه را انجام میدهد و با در نظر گرفتن شرایط اقلیمی، ویژگیهای خاک و مسایل ژئوتکنیکی، طراحی را در قسمت معماری شروع میکند. شرکتی مثل «بکتل» (Bechtel) در ایالات متحده، یک «آزمایشگاه واقعیت مجازی» دارد که از سال 1995، پروژهها را در آن شبیهسازی و اثرات آینده و نیازهای پروژه را مشخص میکند. این کار به مهندسان کمک بسیار زیادی میکند تا در تصمیم هایشان خطای کمتری داشته باشند. واحدهای کنترلی در تمام طول پروژه در روندهای فنی و مهندسی و نیز روند خدمات هتلی و خدمات پس از فروش حضور دارند. در مرحله ساخت، واحدهای کنترلکننده در کارگاه مستقر هستند و همه فعالیتها را زیر نظر دارند. همه برندهای معتبر ساختمانی، واحدهای کنترلی قوی در کنار مهندسان خود مستقر میکنند. شرکت کاجیما (Kajima) در ژاپن که بزرگترین شرکت ساختمانی این کشور است، بخشی به نام «بازرسی» دارد که بر تمام پروژهها و نیز واحدهای سازمانی شرکت، به طور دورهای نظارت میکند. حتی این بخش، بازرسانی را از خارج شرکت کاجیما استخدام میکند تا به شرکت تعلق سازمانی نداشته باشند و بتوانند راحتتر و بدون سوگیری، فرایندهای کنترلی را انجام دهند. کنترل در هر پروژه، عملی رفت و برگشتی است و تیمهای مختلف، بر اساس مسئولیتها و انتظاراتی که از بخشهای دیگر دارند، بر کار یکدیگر نظارت میکنند و تلاش میکنند گروههای همکار به تمام تعهدات و وظایف خود عمل کنند. با اتمام مرحله طراحی و رسیدن به همه مولفههایی که نشاندهنده موفقیت طرح است، برنامهریزیها برای اجرای کار شروع میشود و بخشهای مختلف شرکتهای بزرگ ساختمانی، از بخش تامین کالا تا واحد ساخت و نظارت، درگیر پروژه میشوند. برندهای معتبر، برای حصول اطمینان از کیفیت کار خود، به طور دایمی همه مراحل ساخت را کنترل میکنند. این شرکتهای ساختمانی میدانند که اگر محصولاتشان کیفیت خوبی داشته باشد، فروش آنها تضمین شده است و برند شرکتشان نیز معتبر میماند. برای یک شرکت بزرگ ساختمانی، هیچ راهی برای کسب اعتبار و موفقیت در بازار، بهتر از سازماندهی برای رسیدن به باکیفیتترین محصولات نیست.
مدیریت پروژه در خدمات هتلی به موازات همه مراحل برنامهریزی، تامین کالا، ساخت و نظارت که در حوزه فنی و مهندسی انجام میشود، در بخش خدمات هتلی و خدمات پس از فروش هم نیاز به پیگیری است. در این بخش، مطالعات طراحی خدمات، نظارت بر تامین کالا ، تجهیز کلیه فضاها و برنامه ریزی برای تعریف فضاهای متنوع خدماتی صورت میپذیرد: سرفصل مدیریت غذا و نوشیدنی (کافه، رستوران، آشپزخانه و آماده سازی، سردخانه و انبارهای مواد غذایی و ...). سرفصل مدیریت خدمات تفریحی و ورزشی (Gym، استخر و سونا، اسپا و هیدرو تراپی، بیلیارد، بولینگ، اسکواش، گیم نت، سینما و ...). سرفصل مدیریت نگهداری و تعمیرات تاسیساتی( سیستمهای سرمایش و گرمایش، تامین آب مصرفی، اعلام و اطفاء حریق، BMS و سیستمهای الکترونیکی ساختمان و...). سر فصل مدیریت خدمات رفاهی و امنیتی (مشاور و پزشک خانواده، مهد کودک، آرایشگاه بانوان و آقایان، کارواش، سوپر مارکت، خشکشویی، خانه داری و حفاظت فیزیکی و ...). شرکتی معتبر و سازمان یافته که یک سبک زندگی را در قالب اقامت دائم در هتل به همراه گارانتی و خدمات پس از فروش عرضه میکند به خوبی میداند که باید دست کم ده سال در کنار مشتریانش باشد. بر همین اساس بر روی نیازهای آشکار و پنهان ساکنان آینده هتل برج ها تمرکز کرده و در هستههای تخصصی خدمات هتلی و خدمات پس از فروش با مطالعه و بهکارگیری آخرین استانداردهای صنعت هتلداری، خود به عنوان نماینده با صلاحیت و صادق مشتریانی عمل میکند که قرار است در آینده ساکنان این هتل برج مسکونی باشند.
مدیریت زمانی پروژه در برندهای معتبر ساختمانی که تعهد به مشتری و پایبندی به پاسخگویی انتظارات خریداران برایشان اهمیت بسیار زیادی دارد، زمانبندی پروژهها یکی از مهمترین بخشهای فرایندهاست و معمولا تیم خاصی مدیریت زمانی پروژه را بر عهده میگیرد. این تیم، مشخص میکند که هر مرحله از کار، چه وقتی باید شروع شود و با برنامهریزی موازی فعالیتها، زمان انجام پروژه را به کمترین حد ممکن میرساند. از روی همین زمانبندی است که گروه فروش نیز تعهدات زمانی تحویل ساختمان را برای خریداران مشخص میکند. بر مبنای مدیریت زمان پروژه، مدتها پیش از این که روند فنی و مهندسی به اتمام برسد، مطالعات بر روی روند خدمات نیز انجام میشود. بنابراین جزئیات و شرایط گارانتی، خدمات پس از فروش و خدمات هتلی به شکلی روشن و شفاف از طریق سازمان فروش این گروههای ساختمانی به مشتریان ارائه میشود. از آن سو، به موازات تکمیل فعالیتهای فنی و مهندسی، مطالعات برای شروع روند تجهیز ساختمان در واحد خدمات هتلی و خدمات پس از فروش انجام میشود. بنابراین مشخص میشود که چه تعداد نیروی انسانی با چه مهارتهایی و نیز چه میزان کالا، برای چه اماکن و چه کاربریهایی لازم است. در همین زمان، تلاش برای خرید کالا و استخدام نیروی انسانی نیز آغاز میشود.
واسطههایی که حذف میشوند در حوزه مهندسی تامین کالا با توجه به سازمان یافتگی بازرگانی و خرید در گروههای معتبر ساختمانی و وجود ظرفیت علمی در دو بخش مهندسی و هتلداری، بهترین سفارش گذاری در ابعاد فنی و زیبایی شناختی اتفاق میافتد. از طرفی تماس مداوم با نیازهای مصرف کننده در واحد خدمات هتلی آنچنان کالای مورد نظر را خاص و ویژه میسازد که واسطههای فروش به طور طبیعی به سمت این گونه کالاها نمیروند. چون اگر اینگونه کالا ها به دست واسطه ها وارد بازار شود اولاً، نیاز و تقاضای روشنی برای آن وجود ندارد و ثانیاً قیمت تمام شده فوق العادهای خواهد داشت. پس مهندسی تامین کالا در اینگونه شرکت ها در دو بخش ارزش آفرینی میکنند. یکی آنکه میتوانند با کیفیت ترین کالاها و حتی کالای کاملاً سفارشی تهیه کنند و دیگر آنکه با حذف واسطههای غیر ضروری قیمت و زمان تامین کالا به بهینه ترین صورت نزدیک میشود. در نتیجه هم کالای بهکار رفته در ساخت یک هتل برج دوام و گارانتی قابل قبولی خواهد داشت و هم اینکه گروه سازنده میتواند برای پشتیبانی خدمات پس از فروش خود ، حجم متناسبی از قطعات یدکی را خریداری و در انبار نگهداری نماید. البته ناگفته پیداست که با توجه به دشواریهای بازرگانی خارجی و نوسانات جهانی اقتصاد و نرخ ارز ترجیح گروه سازنده، تامین کالای با کیفیت از تولید کنندگان داخلی است؛ به شرط آنکه بنگاههای تولیدی داخلی بتوانند این سطح بالا از کیفیت و استاندارد را تامین کنند. فراموش نکنیم که این الگو سالها در کشورهای توسعه یافته مورد استفاده قرار گرفته اما متاسفانه در کشور ما شاید به دلیل نبود این روش در میان سازندگان ساختمان و واردکنندگان کالا، حجم انبوهی از کالاهای بی کیفیت و بدون استاندارد وارد بازار میشود که از جنبههای متفاوت میتواند به شهروندان که مصرف کنندگان نهایی محصولات ساختمانی اند، آسیب برساند. در شرکتهای بزرگ سازنده هتل برج ها، گروههای فنی و مهندسی و نیز خدمات هتلی و خدمات پس از فروش، در طول ساخت پروژه، بارها انتظارات خود را مطرح میکنند و با یکدیگر همکاری دایمی دارند. بخش فنی و مهندسی از انتظارات بخش خدمات هتلی و خدمات پس از فروش مطلع است و بر اساس نیازهای آن، طراحی و ساخت را انجام میدهد. همچنین در تمام طول ساخت پروژه، نمایندگانی از بخش خدمات هتلی و خدمات پس از فروش، در کارگاه محل ساخت پروژهها حضور دارند و از نزدیک فعالیتها را دنبال میکنند. تیم خدمات هتلی و خدمات پس از فروش، ماهها پیش از بهرهبرداری پروژهها، به نمایندگی از مشتریان در ساختمان ساکن میشوند و تک تک فضاها را از تیم ساخت با صورت جلسههایی تحویل میگیرند و اگر مشکلی در هر یک از این موارد وجود داشته باشد، آن فضا تا رفع اشکال توسط تیم بهرهبرداری تحویل گرفته نمیشود.
تعهد به کار گروهی شرکتهای بزرگ سازنده هتل برج ها به دلیل حجم وسیع پروژههای خود، نیاز دارند که با تعداد زیادی از متخصصان با تخصصهای متنوع کار کنند و برای هماهنگی بین آنها، از روشهای روز مدیریتی بهره بگیرند. تعهد سازمانی و تلاش برای کار تیمی، یکی از ویژگیهای این نوع شرکتهاست. شفافیت در مراحل ساخت و بهرهبرداری و شاکله سازمانی منظم و منطقی، شرط لازم موفق شدن در پروژههای بزرگ ساختمانی است. وقتی مشتریان با چنین سازمانهای منظم و ساختیافتهای روبهرو میشوند، مانند خود شرکت سازنده، ذهنیت روشنی از پروژه پیدا میکنند و به راحتی میتوانند با شرکت همدلی داشته باشند و به آن اعتماد کنند. در حقیقت میتوان گفت که سازندگان، صداقت خود را تنها با حرف نشان نمیدهند و تعهد به کار تیمی و اتکا به ساختارهای سازمانی مشخص، صداقت را برای آنها به ارمغان میآورد. یکی از شعارهای شرکت ساختمانی کاجیما، میتواند به روشنی این نوع صداقت را توضیح دهد: «کاجیما شدیدا تلاش میکند با فلسفه مدیریتی خود، به طور پیوسته کسب و کارش را رشد دهد و به جامعه نیز کمک کند. هدف ما کسب اعتماد و احترام همه ذینفعان پروژهها، شامل مشتریان، سهامداران، شرکای تجاری، جوامع محلی و کارکنان شرکت است. موضع اساسی ما در مدیریت شرکت، کسب اطمینان از سازماندهی منصفانه و شفاف شرکت است که با تعهد ویژه به کار گروهی محقق میشود.»
صاحب یک سبک زندگی شوید هتل برج مسکونی، مکانی برای زندگی کسانی است که میخواهند از خدمات یک هتل پنج ستاره در آپارتمان خود بهرهمند شوند. هتل برجهایی که به وسیله برندهای معتبر با شیوههای نوین مدیریتی ساخته میشوند، به نحوی طراحی شدهاند تا هزینههای کمتری برای بهرهبرداری و تعمیرات احتمالی و نیز هزینههای جاری داشته باشند. با این حال، هتل برجی که خدمات یک هتل پنج ستاره را ارایه میکند، دارای هزینههای زیادی است که تحت عنوان «شارژ ماهانه» توسط ساکنان پرداخت میشود. اگرچه ساکنان هتل برجها به خوبی میدانند که در واقع خریدار یک سبک زندگیاند و نه صرفاً یک ساختمان. همچنین میدانند که محل سکونت آنها دارای طیفی گسترده از خدمات هتلی و خدمات پس از فروش است و نباید مانند مجتمعهای آپارتمانی معمولی، انتظار هزینههای حداقلی از آن داشته باشند. اما با تمام این اوصاف پرداخت هزینههای گزاف شارژ ماهانه، شاید مطلوبیت این خدمات را در سایه قرار دهد. شرکتهای بزرگ سازنده هتل برج ها در صورتی موفقاند که پس از بهرهبرداری از ساختمان، در راهبری این ساختمانها نیز نگاه متفاوت و کارنامه قابل قبولی داشته باشند. از دیگر سو، مالکان نیز وقتی تصمیم میگیرند که در این مجموعهها زندگی کنند، باید دارای درک درستی از سرمایهگذاریای که انجام میدهند، داشته باشند. هزینه شارژ بالا، باعث میشود ساکنان رغبت کمتری برای پرداخت آن داشته باشند و بسیاری از اوقات، بحث بر سر پرداختن شارژ، وقت و انرژی زیادی از مدیران و ساکنان ساختمان بگیرد. بنابراین، مدیران بهرهبرداری و خدمات رفاهی هتل برج ها در پی راههایی میگردند که چنین بحثهایی را به حداقل برسانند. گروه مهندسی باران، در کشور ما مبتکر استفاده از تکنیک «ودیعه شارژ» بوده است و اکنون چند سالی لست که این روش کارآمد را در هتل برج مسکونی باران به اجرا در آورده است. سود سپرده گذاری در سیستم بانکی فعلی در ایران، همواره استفاده از مدل ودیعه به جای پرداختهای جاری ماهانه را برای قراردادها منطقی ساخته است. همان طور که استفاده از ودیعه به جای اجاره، برای مستاجران و بعضا مالکان مطلوبتر است، استفاده از ودیعه برای حق شارژ هم میتواند خوشایندتر باشد. مدل ودیعه شارژ روش اجرای بسیار سادهای دارد؛ ساکنان یک هتل برج، همزمان با شروع سکونت، به جای این که ماهانه هزینهای را به عنوان شارژ بپردازند، میتوانند مبلغی متعارف و متناسب با مساحت آپارتمان خود را در یک حساب بانکی به ودیعه بگذارند و طی یک برنامه ریزی دقیق و تحت نظارت مدیریت یکپارچه بهره برداری گروه سازنده هتل برج، کلیه هزینههای عمومی را از محل سود متعلقه به ودیعه ها پرداخت نمایند. به این ترتیب، سرکشیهای دورهای، تعمیرات اساسی، هزینههای پیشبینینشده ساختمان، و حتی خدمات هتلی و خدمات پس از فروش که ساکنان انتظار دارند، از سود حاصل از همان ودیعه شارژ تامین میشود بدون این که از اصل وجه ودیعه کسر شود. به همین منوال زمانی که یکی از مالکان بخواهد واحد خود را به فروش برساند یا حتی اجاره دهد، این ودیعه شارژ به او باز گردانده و معادل آن توسط ساکنان بعدی جایگزین خواهد شد. یکی از مزایای ودیعه شارژ این است که واحد ارائه دهنده خدمات هتلی و خدمات پس از فروش میتوانند بر اساس آن، برای فعالیتهای خود برنامهریزی کنند و از آن سو، نیازی نیست که هر از چندی، ساکنان برای تصمیمگیری درباره هزینههای ساختمان و امور جزیی اینچنینی جلسه بگذارند و انرژی و وقت صرف کنند. مزیت بسیار مهمتر استفاده از روش ودیعه شارژ، این است که ملکی که از این روش برای تامین هزینههای تعمیر و نگهداری استفاده میکند، به دلیل نگهداری صحیح و بهسازی و بازسازی به موقع ، همواره از کیفیت بسیار بالایی برخوردار است و چون در ساخت آن نیز دقت کافی صورت گرفته و بهترین مصالح در آن به کار رفته، به احتمال بسیار کمتری با افت کیفیت مواجه میشود. چنین ساختمانهایی همیشه مراقبت میشوند و کیفیت روز اول را دارند. بنابراین، با فاصله قیمتی زیادی نسبت به دیگر ساختمانهای مشابه در همان محدوده شهری، فروخته میشوند. به این ترتیب، میتوان گفت استفاده از مدل ودیعه در تامین هزینههای جاری هتل برج ها پشتوانه و حافظ سرمایهگذاری مشتریان نیز است. بنابراین، مالکان هتل برج ها هم میتوانند به فاصله قیمتی ساختمانی که خریدهاند اطمینان داشته باشند و شاهد ارزش افزوده در سرمایهگذاری خود باشند و هم در طول مدتی که در آن هتل برج ساکنند، از خدمات یک هتل پنج ستاره بهره ببرند.
موسسه تحقیقاتی فنی کاجیما «کاجیما» (Kajima) در ژاپن بزرگترین شرکت ساختمانسازی این کشور است. این شرکت، موسسه تحقیقاتی بسیار معتبری به نام «موسسه تحقیقات فنی کاجیما» (Kajima Technical Research Institute) دارد که از سال 1949 به کارهای مطالعاتی درباره پروژههای شرکت و نیز کارهایی از بیرون مجموعه، مشغول است. در سالهای اخیر، این موسسه روی مسایل زیستمحیطی و مشکلات جهانی ساخت و ساز تمرکز کرده است. تحقیق روی زلزله و تاثیر آن بر سازهها، موضوعی بوده است که این شرکت در تمام این سالها فراموش نکرده است. شرکتهای بزرگ و برندهای معتبر در ساختمانسازی، پیش از شروع پروژهها و به فراخور نیازهای زمانه و ویژگیهای بومی، روی پروژهها مطالعات زیادی انجام میدهند.
موسسه مدیریت پروژه «موسسه مدیریت پروژه» (Project Management Institute) نهادی است که استاندارد PMBOK را منتشر کرده و برای کسانی که در امتحان این موسسه شرکت کنند، گواهینامه صادر میکند. در سرتاسر جهان، مهندسان رشتههای مختلف، عضو این موسسه شدهاند و تلاش میکنند مدرک این موسسه را بگیرند. در بسیاری از شرکتهای بزرگ نیز، داشتن گواهینامه PMBOK مانند مدرک تحصیلی، یکی از مدارک ضروری برای استخدام به شمار میرود. پروژههای ساختمانی، یکی از مهمترین پروژههایی هستند که به راحتی با این استاندارد سازگارند و بسیاری از شرکتهای معتبر جهان نیز با همین استاندارد پروژههای خود را پیش میبرند.
|